타만라셋의 뉴욕 시립 아카이브 임장기 - 번외편

아카이브 탐험가님의 아카이브 임장기(New York City Municipal Archives) 에 이어 타만라셋님이 같은 곳에 다녀오신 경험을 글로 보내주셨습니다. 감사합니다.

기록과 사회에 글을 보내주세요. 여러분의 경험과 통찰을 1130명의 독자와 나눠주세요. 

얼마 전 발행된 New York City Municipal Archives 임장기를 읽으며 지난해 이맘때 직접 방문했던 기억이 떠올랐다. 같은 기관을 방문했더라도 바라보는 시각은 서로 다를 수 있기에, 또 다른 관점에서 경험을 공유하면 의미가 있을 것 같아 이 글을 쓰게 되었다.

지난해 우리 군에서는 해외 선진지 견학 프로그램 예산을 편성하고 각 부서를 대상으로 참가팀을 공모하였다. 이에 필자는 관광문화과에서 근무하는 학예연구사 2명과 함께 ‘문화기록전시탐방’이라는 팀을 구성하여 신청하였고, 최종 선정되었다.

당초 신청 목적은 기록관, 도서관, 박물관의 협업 모델을 살펴보고 라키비움의 방향성을 모색하는 것이었다. 그러나 도서관 사서의 참여가 어려워졌고, 필자가 과거 사서로 근무한 경험이 있었기에 도서관 분야는 제외하고 미술관 분야를 추가하였다. 그 결과 기록관, 박물관, 미술관 분야의 담당자로 팀이 구성되었으며, 우리 팀은 미국 뉴욕과 워싱턴 D.C.를 6박 9일 일정으로 다녀오게 되었다.

기록관 분야에서 방문 대상으로 선정한 기관은 다음 세 곳이다.

처음에는 뉴욕주 올버니에 위치한 New York State Archives 방문을 추진하여 연락을 취했으나, 담당자로부터 New York City Municipal Archives​를 추천 받아 방문 기관을 변경하였다.

방문에 앞서 New York City Municipal Archives 홈페이지를 확인하며 기관에 대한 기본 정보를 조사하고, 담당자에게 이메일을 보내 방문 가능 여부와 일정을 문의하였다. 기관에 대한 기본적인 소개는 이전 메일링에 게재된 임장기를 참고하면 도움이 될 것이다.

방문에 대한 회신을 받을 수 있을지 다소 걱정되었지만 오래지 않아 답장이 도착했다. 단순한 시설 견학이 아니라 업무 전반을 배우고자 한다는 점을 전달하기 위해 사전에 14개 항목의 질문지를 작성하여 함께 보냈다.

질문지를 확인한 담당자는 우리 방문이 단순한 견학이 아니라는 점을 이해한 듯 관리자가 근무하는 날짜를 안내해 주었고, 방문 당일에는 매우 친절하고 상세하게 기관을 소개해 주었다. 일반 시민에게는 공개되지 않는 공간까지 안내해 주었으며, 분야별 담당자들이 직접 업무를 설명해 주었다. 사진 촬영도 허락해 주었고 준비해 간 선물보다 훨씬 큰 환대를 받아 오히려 선물을 더 준비하지 못한 것이 아쉬울 정도였다. 함께 방문한 학예연구사들 역시 기록관이 이러한 역할을 수행하는 기관이라는 사실을 처음 알았다며 매우 흥미롭고 인상 깊은 시간이었다고 이야기했다.

이 글에서는 당시 New York City Municipal Archives 담당자에게 이메일로 보냈던 질문과 답변을 함께 공유하고자 한다. 다만 필자의 영어 실력이 충분하지 않아 질문은 한글로 작성한 후 번역기를 활용해 영문으로 전달하였고, 회신받은 영문 답변 역시 다시 번역하여 정리하였다. 따라서 일부 표현은 번역 과정에서 의미가 다소 달라졌을 가능성이 있음을 미리 양해 부탁드린다.

아울러 출장 결과보고서 가운데 기록관리 분야와 관련된 내용도 함께 발췌하여 공유하고자 한다. 부족한 내용이지만 기록관리 업무를 수행하는 분들께 조금이나마 도움이 되기를 바란다.

질문했던 사항과 메일 내용

제가 일하고 있는 OO군은 뉴욕의 county와 비슷한 개념입니다. 그래서 municipal archive는 제가 관리하는 OO군 기록관과 역할이 유사합니다. 그래서 자치단체 기록물의 관리에 대해 벤치마킹 하고자 아래의 내용에 대해 질문하고자 합니다.

1. 뉴욕시 내의 5개 자치구에서 생산한 기록물 중 어떤 기준으로 이관받는가?

저희는 뉴욕시 기관들의 공식 기록 보관소입니다. 각 기관은 공식적인 폐기 절차에 따라 저희에게 폐기 신청서를 제출해야 하며, 저희는 해당 기록 중 역사적 가치가 있는 기록이 있는지 판단합니다. 역사적 가치가 있는 기록은 시립 기록 보관소로 이관됩니다.

2. 보존기간 몇년 이상의 기록물을 이관받고, 관리하는가? 만약 장기보존이 필요한 기록물만 받는다면 단기로 보존하는 기록물의 관리는 생산부서에서 진행하는가?

저희는 영구 보존이 필요한 역사적 기록만 접수합니다. 저희는 여러 뉴욕시 기관의 기록 보관 및 검색을 담당하는 기록 관리 시설을 운영하고 있습니다.

3. 포괄하고 있는 기록물의 범주가 학교나 경찰 등 전체 공공부서인가?

개별 학생 기록은 접수하지 않지만, 교육부 행정 부서의 기록은 접수합니다. 경찰은 체포 기록과 수사 파일을 보관하는데, 이는 현재 진행 중인 사건 기록으로 간주되기 때문입니다.

4. 문서의 공개여부는 어떻게 판단하는가? 비공개시 공개재분류의 주기는 어떻게 되는가? 개인정보에 대한 내용등은 어떻게 관리하는가?

저희 기록은 모두 공개되어 있지만, 특정 시, 주 또는 연방 법률의 적용을 받는 기록도 있습니다. 일반적으로 의료 정보(100~125년 이내), 미성년자가 관련된 법원 사건 기록, 보호 대상 개인 정보가 포함된 기록이 이에 해당합니다. 또한, 보존 기간이 적용되는 시 기관의 기록에 대해서는 별도의 계약을 체결했습니다. 해당 기간이 만료되면 일부 정보를 삭제한 후 정보를 제공합니다. 생년월일이나 사회보장번호와 같은 민감한 정보가 포함된 기록도 있습니다. 이러한 기록의 사진 촬영은 허용하지 않으며, 복제본을 요청하는 경우 해당 정보를 가립니다.

5. 실제 방문객의 숫자, 웹사이트를 이용한 검색량은 얼마나 되는가?

정확한 수치는 알 수 없지만, 디지털 담당 부서에 확인해 보겠습니다. 다만, 메인 사이트 방문자 수는 수만 명에 달하는 것으로 알고 있습니다.

6. 컬렉션이 상당히 많고 사진기록도 많은데 선정기준은 무엇인가?

저희는 몇 가지 예외를 제외하고는 뉴욕시 기관 관련 기록만 접수합니다. 일반적으로 기록물은 잠재적 활용도, 보존 필요성 또는 요청 서비스 대상 기록물을 기준으로 디지털화합니다.

7. 뉴욕시 도서관과 뉴욕시 기록관의 업무 영역의 명확한 구분이 있는가? 시에서 생산한 간행물 등은 어느 기관에서 관리하는가?

네, 뉴욕시립도서관은 뉴욕시 공식 기관이 아닌 별개의 기관입니다. 저희는 공식 간행물인 '시티 레코드(City Record)'를 소장하고 있습니다. 또한 시립도서관에는 특정 시 기관에서 발행하는 다른 간행물도 소장하고 있습니다.

8. 자금 기부가 있던데 운영의 주요한 수입원은 예산인가 아니면 기부인가?

저희 자금은 시 예산에서 나옵니다. 특별 보존 또는 처리 프로젝트 자금은 소액의 주 및 연방 정부 보조금으로 충당됩니다. 직접 기부금을 받지는 않습니다. 모든 기부금은 기록보관소 운영을 위한 기금으로 사용되며, 일반적으로 운영비 지원에는 사용되지 않습니다.

9. 주 기록관과 시 기록관의 명확한 구분이 있는가?

네, 각 주마다 별도의 기록 보관소가 있으며, 주 정부 기관 관련 기록을 수집합니다. 뉴욕시와 같은 각 자치단체도 지역 기록을 보관하는 별도의 기록 보관소를 운영하고 있습니다.

10. 일하고 있는 직원들은 총 몇명이며 조직이 어떻게 구성되어 있는가?

정확한 숫자는 잘 모르겠지만, 전체 기관에 약 60~70명의 직원이 있습니다. 시립 도서관, 시립 기록 보관소, 기록 관리, IT 팀, 대외 협력 부서 등 여러 부서가 있습니다. 시립 기록 보관소 내에는 참고 자료 제공, 소장품 관리, 보존, 디지털 프로그램 등을 담당하는 비공식 부서들이 있습니다.

11. 컬렉션 구성 및 각종 사업에 수반되는 비용이 많이 수반될 것 같은데 시 주민들의 반대나 어려움은 없는가?

네, 비용이 많이 들고 자료 처리/디지털화 능력에 한계가 있습니다. 하지만 시민들은 일반적으로 저희 기록 보관소가 존재하고 일반에 공개되어 있다는 점에 만족하고 있습니다. 가끔씩 비현실적인 기대를 하는 사람들이 있는데, 이는 주로 대량의 주문을 디지털화하거나 광범위한 조사를 수행하는 데 어려움이 있기 때문입니다.

12. 기록물 보존공간은 넉넉한가? 부족하다면 어떻게 해결하고 있는가? 폐기를 진행하는가?

현재 저희는 여러 서버에 정보를 저장하고 있으며, 일부는 시에서 제공하고 있고, 나머지는 아마존, 마이크로소프트와 같은 민간 기업에서 제공한 서버입니다. 정보는 이러한 서버에 백업되고 접근용 사본도 보관됩니다. 시에서 생성하는 기록물의 양이 많기 때문에 항상 저장 공간이 부족하며, 지속적으로 새로운 기록물을 추가하고 있습니다. 현재 보관해야 할 기록물의 종류와 크기를 결정하는 작업을 진행 중입니다. 또한 여러 사본과 고해상도 사본을 보관할 경우 환경에 미치는 영향도 고려하고 있습니다. 공식적으로 등록된 자료는 공식적인 폐기 절차를 거쳐 처리합니다.

13. 웹에 공개된 기록물을 보면 기록물 설명인 description이 꼼꼼한데 이런 정보들은 어떻게 취득하고 상세정보들이 부족한 경우 어떻게 기술하는지?

저희는 미국기록보관협회(SAHA)에서 정한 메타데이터 표준(DACS 표준)과 DublinCore, PB Core와 같은 보다 전문적인 메타데이터 표준을 사용합니다. 또한 포함 여부를 고려하고 주관성을 줄인 설명을 사용하는 방안을 검토하고 있습니다.

14. 공공기록이 아닌 개인기록들의 수집은 어떻게 진행되며, 기증한 사람들에 대한 예우는 어떻게 하고 있는가?

저희는 개인 기증품을 일부 받고 있습니다. 대개 시 정부 관계자들이 기증한 것입니다. 이러한 기증에 대해서는 기증 계약서를 작성하고, 복제, 배포 및 관리에 대한 모든 권리를 보유합니다.

타만라셋님은 출장보고서도 보내주셨습니다. 링크에서 확인해보세요.